Warum Videokonferenz für Homeoffice nicht genug ist - Anregungen für ihr New Modern Work Digitalisierungsprojekt

Beispiel Videokonferenzen: Sie verlegen analoge Prozesse in den digitalen Raum – aber sie verändern nichts am System. Damit der Corona-Schock zu einer nachhaltigen Digitalisierung führt, muss 2021 noch deutlich mehr passieren.

Hnadelsblatt, 31.12.2020
https://www.handelsblatt.com/technik/digitale-revolution/digitale-revolution-der-digitalisierungsschub-durch-corona-ist-ein-mythos/26753354.html?ticket=ST-6984003-ijXfGN9YFGxIl6Tapb1R-ap4

 Wie immer - nur elektronisch - ist keine Digitalisierung

In der Krise haben viele Manager Digitalisierung als die Fortsetzung traditioneller, gewohnter Verfahren mit anderen Mitteln gesehen. Entsprechend wurden Meetings, die nicht mehr physisch stattfinden konnten als Videokonferenz abgehalten.

VPN Clients aus dem Homeoffice bringen den Bürobildschirm ins Homeoffice.

Das war zu Beginn der Krise sicherlich auch als sofortige Problemlösung in Ordnung. Doch leider haben es die meisten Entscheider dabei belassen. In der Folge wuchsen Frust und Demotivation der Mitarbeiter. Der anfängliche Schub, kreativ und motiviert vom Homeoffice arbeiten zu können verflog schnell. Die Annehmlichkeiten Work-Life-Balance, kein Stress mehr auf dem Weg zur oder von der Arbeit oder keine stundenlangen Anreisen zu Meetings wurden von fehlenden New Modern Work Konzepten schnell kompensiert.

 Videokonferenz alleine schafft auf Dauer nur mehr Probleme

Videokonferenzen sind für sich genommen keine Homeoffice-Lösungen. Im Gegenteil! Die immer häufiger diskutierten Nachteile von Homeoffice-Arbeit liegen in der Regel darin begründet, dass Homeoffice mit Videokonferenzen von Zuhause gleichgesetzt werden.

• Videokonferenzen sind flüchtig - auch wenn sie Aufzeichnung abgelegt werden
• Jeder Teilnehmer der Videokonferenz muss die Inhalte, Ergebnisse und Aufgaben für sich dokumentieren und bearbeiten - auch wenn es einen Protokollführer gibt
• Die Zeit Anteile in aufeinanderfolgenden Videokonferenzen, die erforderlich sind für Abstimmungen und sich gegenseitig auf den aktuellen Stand bringen nehmen immer mehr zu
• Die sofortige Verfügbarkeit führt zu einer immer kürzeren Taktung der Videokonferenzen
• Die verbleibende Zeit für Vorbereitung und Nachbereitung von Videokonferenzen wird immer weniger
• Arbeitsergebnisse und Effizienz der Videokonferenzen nimmt ab und führt zu Stress und Demotivation
• Videokonferenzen führen auf längere Sicht zu den gleichen Phänomenen wie E-Mail (Informationsflut, Intransparenz, mangelnde Nachvollziehbarkeit, Redundanz von Informationen, Informationsdefizite neu ins Team kommender Mitarbeiter, ...)

 Digitalisierung bedeutet neue Wege gehen

Um nicht falsch verstanden zu werden. Ich bin kein Gegner von Videokonferenzen. Ich bin jedoch der Überzeugung, dass, Videokonferenzen nicht mit digitaler Innovation, Homeoffice oder gar Modern Work gleich zu setzen.

Übrigens haben auch wir bei der Entwicklung unserer neuen Konzepte DIGITAL OFFICE, REDO und RETHINK im Jahr 2020 zunächst auf Videokonferenzen für die Zusammenarbeit gesetzt. Physikalische Meetings zwischen Bayern, Baden-Württemberg und der Schweiz waren ja wegen der Pandemie nicht mehr möglich. Nach wenigen Monaten haben wir gesehen, dass das keine Zukunft haben kann. Wir haben uns intern für die Einführung und Nutzung einer New Modern Work Lösung entschieden. [Hier unser Erfahrungsbericht]

Digitalisierung im Zusammenhang mit Homeoffice und New Modern Work sollten auf folgende Themen fokussieren:

• weil Videokonferenz keine Anreisezeiten hat, sollte das nicht zu einem täglichen Marathon ausarten - Vor- und Nachbereitung, gemeinsame Abstimmungen und Dokumentationen brauchen auch Zeit! - nutzen Sie eine gemeinsame Plattform für die Zusammenarbeit
• in einem Team und nicht nur in einer Gruppe zusammen arbeiten - Teams müssen entwickelt und begleitet werden
• Teamleader entwickeln und fördern - synergetische Teams können Sie nicht managen
• effizienter zusammenarbeiten: transparent, nachvollziehbar, ohne Redundanzen, vernetzt und von überall
• Informationen managen: teilen, verlinken, Beziehungen schaffen, Entscheidungen nachvollziehbar machen
• Dokumente managen: gemeinsam erstellen, bearbeiten, verfügbar machen, Erstellung und Beziehungen nachvollziehbar machen
• Projekte transparent machen für alle (Beteiligte) - aktives Erfahrungslernen fördern - Entscheidungen nachvollziehbar machen
• Experten finden, Know how nutzen, einbeziehen - Experten mit deren Erfahrungen und Expertise verknüpfen - Wissens- und Erfahrungsmanagement aufbauen und fördern
• Dritte integrieren - nicht für sondern mit den Kunden arbeiten
• Wege vom dokumentenzentrierten Arbeiten suchen, finden und aktiv fördern - Wiki, Blogs, Ideen-Blog, ... bieten sich an
• E-Mail ist suboptimal für Projektmanagement, Wissensmanagement oder Innovationsförderung- nutzen Sie lieber zentrale internetbasierte Plattformen für die Zusammenarbeit (Employee Experience Plattformen - zum Beispiel DIGITAl OFFICE)
• effizientes Onboarding funktioniert nicht in E-Mail basierter Kollaboration - hier weiß niemand was die Organisation weiß
• die hierarchischen Strukturen mit vernetzten Arbeitsformen verbinden - agiles Denken fördern - Gestaltungsfreiräume schaffen
• trotz Vernetzung nicht zu vereinsamen und entfremden - synergetische Teams fördern - Identifikation ist mehr als sich in einer Webkonferenz zur Weinprobe zu treffen oder am Bildschirm Pizza zu essen!
• ....
• und das Wichtigste Digitalisierung ist NICHT die Fortsetzung des bisherigen nur in einer anderen Form oder auf anderen Wegen .... 

"Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind."

nach Albert Einstein

 Ziele setzen und Priorisieren - Digitalisierungsprojekte brauchen einen Fokus 

Groß denken und klein anfangen. Das sollte ein Grundgesetz in einem New Modern Work Digitalisierungsprojekt sein.

Klein anfangen meint, zu Beginn den Fokus auf die Quick Wins, die low hanging fruits zu legen. Allerdings in eingebunden in einer klaren Vision und mit nachvollziehbaren Zielen. Die Ziele wiederum sollten nach SMART quantifiziert und damit deren Erfüllung messbar sein.

Unser Modell des Change für New Modern Work in Balance bietet eine Gliederung und Fokussierung für ein New Modern Work Digitalisierungsprojekt an.

Wir sehen drei große Themenfelder:

1. Team und Team Leadership
2. Effiziente Organisation und Struktur (Hierarchie und Vernetzung)
3. Technologie und Apps 

Hier finden Sie einen groben Ablaufplan für ein New Modern Work Digitalisierungsprojekt. Der Ablaufplan dient Ihnen dazu, die verschiedenen Aspekte eines Digitalisierungsprojektes zu analysieren und einen individuellen Fokus festzulegen.

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